Hướng dẫn cách chia tổ chức trên Google Workspace Admin

Hướng dẫn cách chia tổ chức trên Google Workspace Admin

Để chia tổ chức (Organizational Units - OU) trên Google Workspace Admin, bạn cần sử dụng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên (Admin Console). Việc chia tổ chức giúp bạn quản lý người dùng, thiết bị, và cài đặt dịch vụ một cách hiệu quả theo từng nhóm hoặc bộ phận trong doanh nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn từng bước:

### Bước 1: Đăng nhập vào Google Workspace Admin Console
1. Truy cập vào trang [admin.google.com](https://admin.google.com).
2. Đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên (Super Admin hoặc tài khoản có quyền quản lý đơn vị tổ chức). Lưu ý: Tài khoản này không được có đuôi @gmail.com mà phải thuộc miền của tổ chức.

### Bước 2: Truy cập phần Quản lý Đơn vị Tổ chức
1. Từ trang chính của Admin Console, nhấp vào **Thư mục** (Directory) trong menu bên trái.
2. Chọn **Đơn vị tổ chức** (Organizational Units).

### Bước 3: Tạo một Đơn vị Tổ chức mới
1. Ở góc trên cùng bên trái, bạn sẽ thấy tên tổ chức gốc (root organization). Đây là đơn vị mặc định chứa tất cả người dùng khi chưa chia tổ chức.
2. Nhấp vào biểu tượng **Tạo đơn vị tổ chức** (thường là biểu tượng dấu cộng hoặc "Create organizational unit").
3. Đặt tên cho đơn vị tổ chức mới (ví dụ: "Phòng Kinh doanh", "Phòng IT", "Chi nhánh Hà Nội").
4. (Tùy chọn) Thêm mô tả để dễ nhận biết mục đích của đơn vị này.
5. Chọn đơn vị tổ chức cha (Parent organizational unit) nếu bạn muốn đơn vị mới nằm dưới một đơn vị khác (tạo cấu trúc phân cấp). Nếu không, để mặc định là tổ chức gốc.
6. Nhấn **Tạo** (Create) để hoàn tất.

### Bước 4: Thêm người dùng vào Đơn vị Tổ chức
1. Quay lại menu **Thư mục** (Directory) > chọn **Người dùng** (Users).
2. Tìm người dùng bạn muốn chuyển vào đơn vị tổ chức:
   - Nhấp vào tên người dùng để mở thông tin chi tiết.
   - Trong phần "Đơn vị tổ chức", nhấp vào biểu tượng chỉnh sửa (hình bút chì).
   - Chọn đơn vị tổ chức bạn vừa tạo từ danh sách.
   - Nhấn **Lưu** (Save).
3. Để chuyển nhiều người dùng cùng lúc:
   - Đánh dấu vào ô bên cạnh tên các người dùng.
   - Nhấp vào biểu tượng **Thay đổi đơn vị tổ chức** (Change organizational unit) ở phía trên.
   - Chọn đơn vị tổ chức đích và nhấn **Tiếp tục** (Continue) > **Cập nhật** (Update).

### Bước 5: Áp dụng cài đặt riêng cho từng Đơn vị Tổ chức
1. Quay lại phần **Đơn vị tổ chức** (Organizational Units).
2. Nhấp vào tên đơn vị tổ chức bạn muốn tùy chỉnh.
3. Từ đây, bạn có thể:
   - **Quản lý dịch vụ**: Bật/tắt các ứng dụng (như Gmail, Drive, Meet) cho đơn vị này bằng cách vào **Ứng dụng** (Apps) > **Google Workspace**.
   - **Quản lý thiết bị**: Áp dụng chính sách cho thiết bị di động trong **Thiết bị** (Devices).
   - **Quản lý quyền truy cập**: Thiết lập quyền chia sẻ tài liệu hoặc bảo mật trong **Bảo mật** (Security).
4. Các thay đổi sẽ chỉ áp dụng cho người dùng trong đơn vị tổ chức đó mà không ảnh hưởng đến các đơn vị khác.

### Lưu ý quan trọng
- **Quyền quản trị**: Chỉ Super Admin hoặc quản trị viên được cấp quyền quản lý đơn vị tổ chức mới thực hiện được các bước trên.
- **Thời gian hiệu lực**: Một số thay đổi có thể mất tới 24 giờ để áp dụng cho tất cả người dùng.
- **Cấu trúc phân cấp**: Bạn có thể tạo nhiều cấp đơn vị tổ chức (ví dụ: "Công ty" > "Phòng Kinh doanh" > "Nhóm 1") để quản lý chi tiết hơn.

### Ví dụ thực tế
Giả sử bạn muốn chia tổ chức thành "Phòng Kinh doanh" và "Phòng Kỹ thuật":
1. Tạo hai đơn vị: "Phòng Kinh doanh" và "Phòng Kỹ thuật".
2. Chuyển các tài khoản email của nhân viên kinh doanh (như kinhdoanh1@tenmien.com) vào "Phòng Kinh doanh", và nhân viên kỹ thuật vào "Phòng Kỹ thuật".
3. Tắt Google Meet cho "Phòng Kinh doanh" nếu họ không cần họp trực tuyến, nhưng giữ nguyên cho "Phòng Kỹ thuật".

Nếu bạn cần thêm hướng dẫn chi tiết hoặc gặp khó khăn trong quá trình thực hiện, hãy cho tôi biết nhé!